Construye tu base de contactos de forma simple en una semana

Antes de iniciar la carga de contactos, es importante reunir y ordenar todos los archivos que contienen esta información en una carpeta. Es importante que puedas identificar la fuente de origen de estos o bien, a que área se encuentra principalmente asociados a fin de segmentarlos apropiadamente. De forma alternativa puedes hacer todo el proceso de forma individual para cada archivo pero pudiera requerir más tiempo en futuras correcciones. Te recomendamos transformar todos los archivos a formato .xlsx o .csv, así te concentras en utilizar 1 ó 2 herramientas. Si la información se encuentra en otros sistemas, es necesario exportarla en archivos de los formatos indicados. También puedes reunir los reportes de rebotes o desuscripción obtenidos a la fecha para eliminar masivamente estos contactos y mantener tu base de datos actualizada desde un principio.

tiempo: 1 a 5 minutos por archivo

Todos los archivos que contienen la información a ser cargada, deben poseer 3 campos obligatorios: Email, Nombre y Apellido. En caso de que el nombre del contacto no esté dividida en 2 ó más campos, se sugiere asignar el nombre completo al campo Nombre y asignar los carácter “--” al campo Apellido, a fin de que el sistema lo considere como un campo vacío válido. Al resto de las columnas existentes, se les debe asignar el correspondiente nombre dentro de los 40 campos disponibles en BDX.

No es necesario incluir todas las columnas en cada archivo a cargar especialmente si estas se encuentran vacías.

No es necesario centralizar toda la información en un único archivo ya que es posible cargar todos los archivos que necesites.

tiempo: 1 a 5 minutos por archivo

Al momento de realizar las cargas masivas de los contactos a partir de los archivos anteriormente homologados, el sistema se encarga automáticamente de validar la sintaxis de cada correo electrónico y de evitar la duplicidad de contactos por email. No es necesario incluir todas las columnas del BDX en tus archivos de carga. Utiliza solo aquellas que contengan información y sean relevantes. Los campos con nombres que no se encuentran dentro de la base de datos de BDX no serán cargados. De ser necesario, existen 5 campos flexibles que puede utilizar de forma personalizada.

Cada proceso de carga masivo se realiza en minutos, y finaliza con un reporte en Excel que puedes descargar con los detalles de resultado de carga para cada registro. Nuestra recomendación es respaldar cada reporte de carga a fin de solucionar posteriormente los correos erróneos o duplicados.

¿Te equivocaste en cargar la información? no te preocupes. Con el reporte de carga puede eliminar o modificar los registros recién ingresados.

tiempo: 1 a 5 minutos por archivo por cada archivo de 10.000 registros

Luego de cada carga masiva realizada correctamente, es recomendable que revises la cantidad de registro efectivamente cargados. Para esto accede a General > Búsqueda en una nueva hoja de tu navegador, selecciona Avanzada en el tipo búsqueda, específica el campo que has utilizado para su identificación e ingresa el término buscado. El BDX entregará los registros asociados, los cuales pueden ser ligeramente inferiores en caso de existir correos erróneos o duplicados, información que puedes contrastar con el resumen del resultado de los procesos de carga. Te recomendamos guardar esta búsqueda para el proceso de segmentación o si ya tienes los segmentos configurados, los puedes asociar inmediatamente.

tiempo: 1 a 2 minutos por verificación.

Una vez ingresados los contactos al BDX, es posible validar la capacidad para recibir correos electrónicos en el email de cada contacto. Este proceso es automático siendo necesario sólo indicar al BDX cuáles contactos validar. De esta forma, los contactos se agrupan en Verdes (95% de entrega), Grises (50% de entrega) y Rojos (sin entrega). Estos últimos son los que generan los rebotes en tus envíos, afectando la reputación de tu dominio. Para esto, accede a General > Búsqueda y abre la tarjeta VALIDAR. Luego, realiza una búsqueda y selecciona todos los resultados encontrados, o bien selecciona un conjunto de registros desplegados en la interfaz. Finalmente, haz clic en Seleccionar y el sistema inicia la validación automáticamente. Puedes seguir trabajando en cargar nuevos registros o en segmentarlos. Al finalizar el proceso, la información se actualizará automáticamente para cada contacto junto con los indicadores generales de validación de tu base de datos.

tiempo: 1 a 2 horas por cada 5.000 contactos.

Mientras se validan los correos electrónicos, puedes segmentar toda tu base de contactos muy fácilmente gracias a sus procesos masivos. Para esto, accede a General > Búsqueda y realiza una búsqueda simple, o bien, una avanzada utilizando los tags o marcas en campos específicos utilizados durante la carga masiva. También puedes seleccionar un conjunto de registros desplegados en la interfaz. Luego abre la tarjeta SEGMENTAR y selecciona un segmento, y un subsegmento asociado, finalizando con un clic en el botón Segmentar. El sistema informa con un mensaje el resultado logrado. Para comprobar los resultados, realiza una búsqueda filtrando los resultados activando el subsegmento recién utilizado.

tiempo: 1 minuto por segmentación.

Para mantener actualizada tu base de contactos, puedes eliminar los contactos con correos rebotados, desuscritos u otros criterios, actualizando de forma automática todos los segmentos y subsegmentos donde se encuentren los contactos a eliminar. Para esto, debes cargar la lista de correos electrónicos en la sección General > Búsqueda y acceder a la búsqueda masiva, copiar la lista de correos y buscar. Se recuperarán todos los contactos existentes en su base de datos. Estos deben ser exportados en un archivo Excel, para posteriormente ser cargados en el módulo Contactos > Masivo, opción Eliminar. Esto se hace como una medida de seguridad ya que siempre usted queda con una copia de los registros eliminados.

tiempo: 1 a 2 minutos por cada 5.000 registros.

Finalmente, puedes otorgar acceso tu base de contactos en BDX a todos tus colaboradores de forma inmediata y controladamente. Solo es necesario ingresar el username, contraseña inicial, nombre, apellido y correo electrónico para tus colaboradores tengan acceder inmediato a tu base de contactos en BDX.

Todos los usuarios deben poseer al menos un perfil asociado (consultor, operador o administrador). En función de este perfil o del perfil de mayor privilegio (en caso de poseer más de 1) se despliegan las funcionalidades y el acceso a la información. Todos los usuarios pueden operar de forma concurrente, con segmentos de contactos distintos, mientras que el administrador puede revisar toda la base de contactos.

tiempo: 1 a 2 minutos para todos.